Conditions générales de vente pour les événements

Conditions générales de vente pour les événements pour les hôtels suisses des marques Essential by Dorint et Dorint Hotels & Resorts

I. Champ d'application

1. Les présentes conditions générales s'appliquent aux contrats de location de salles de conférences, de banquets et de manifestations de l'hôtel "Dorint" ou de l'hôtel "Essential by Dorint" concerné en Suisse pour l'organisation de manifestations telles que banquets, séminaires, réunions, etc. ainsi qu'à toutes les autres prestations et livraisons (ci-après dénommées uniformément "prestations") de l'hôtel (ci-après dénommé "hôtel") qui y sont liées, le terme "hôtel" désignant ici tous les hôtels "Essential by Dorint" et "Dorint" situés en Suisse, indépendamment de la personne de l'exploitant (ci-après dénommé chacun d'eux "hôtel"). Les exploitants dans ce sens peuvent être Essential by Dorint GmbH (AG Köln, HRB 98777), Dorint Hotels Betriebs GmbH (AG Köln, HRB 119364), ou 5HALLS HOMMAGE HOTELS GmbH (AG Köln, HRB 98776), une entreprise liée à celles-ci selon le § 15 de la loi sur les sociétés anonymes, un preneur de licence des susmentionnés ou un tiers dont l'exploitation hôtelière est gérée par l'un des exploitants susmentionnés pour le compte d'un tiers.
2. La sous-location ou la location ultérieure des locaux, surfaces ou vitrines mis à disposition ainsi que l'invitation à des entretiens d'embauche, à des manifestations de vente ou à des manifestations similaires requièrent l'accord préalable de l'hôtel sous forme de texte.
3. Les conditions générales du client ne s'appliquent que si cela a été convenu expressément par écrit au préalable.
4. Au sens des présentes conditions générales, le client est aussi bien un consommateur qu'un entrepreneur au sens de la loi.

II Conclusion du contrat, partenaires ; responsabilité

1. Le contrat est conclu par l'acceptation de la demande du client par l'hôtel. Si l'hôtel fait une offre ferme au client, le contrat est conclu par l'acceptation de l'offre de l'hôtel par le client. Dans les deux cas, l'hôtel est libre de confirmer l'accord contractuel par écrit. La confirmation par e-mail est considérée comme une confirmation écrite. En cas de réservation par Internet, le contrat est conclu en cliquant sur le bouton "ACHETER PAR PAIEMENT".
2. Les parties au contrat sont l'hôtel et le client. Si un tiers a passé commande pour le client, le client est solidairement responsable vis-à-vis de l'hôtel, avec le tiers, de toutes les obligations découlant du contrat d'hébergement à l'hôtel, à condition que l'hôtel dispose d'une déclaration correspondante du tiers.
3. L'hôtel est en principe responsable de toutes les réclamations légales et contractuelles uniquement en cas de faute intentionnelle ou de négligence grave. Toute responsabilité de l'hôtel pour des dommages indirects ou consécutifs est exclue. Les exclusions et limitations de responsabilité s'appliquent de la même manière à un représentant légal ou à un auxiliaire d'exécution. Si des perturbations ou des défauts apparaissent dans les prestations de l'hôtel, l'hôtel s'efforcera d'y remédier dès qu'il en aura connaissance ou sur réclamation immédiate du client. Le client est tenu de faire ce que l'on peut raisonnablement attendre de lui pour remédier à la perturbation et minimiser un éventuel dommage, et de signaler immédiatement à l'hôtel toute perturbation ou tout dommage.

III Prestations, prix, paiements, compensation

1. L'hôtel est tenu de fournir les prestations commandées par le client et promises par l'hôtel.
2. Le client est tenu de payer les prix convenus ou les prix habituels de l'hôtel pour ces prestations et les autres prestations utilisées. Ceci s'applique également aux prestations et dépenses de l'hôtel à des tiers qu'il a engagées, en particulier aux créances des sociétés de gestion des droits d'auteur.
3. Les prix convenus incluent la TVA en vigueur.
4. Les factures de l'hôtel sans date d'échéance sont payables sans déduction dans un délai de 10 jours calendaires à compter de la réception de la facture. L'hôtel est en droit d'exiger à tout moment le paiement des créances accumulées et d'exiger un paiement immédiat. En cas de retard de paiement, l'hôtel est en droit d'exiger, outre les intérêts de retard légaux de 5 %, des frais de 5 CHF par lettre de rappel. L'hôtel se réserve le droit de prouver et de faire valoir un dommage plus important.
5. L'hôtel est en droit d'exiger un paiement anticipé ou une garantie raisonnable lors de la conclusion du contrat ou par la suite. Le montant de l'acompte et les délais de paiement doivent être convenus par écrit ou se baser sur les informations correspondantes figurant sur le site Internet de l'hôtel.
6. Le client ne peut compenser une créance de l'hôtel qu'avec une créance incontestée ou ayant force de loi.
7. Le client accepte que la facture puisse lui être transmise par voie électronique.

IV. Résiliation du client (désistement, annulation)/non-utilisation des prestations de l'hôtel (no show)

1. Une résiliation par le client du contrat conclu avec l'hôtel n'est possible que si un droit de résiliation a été expressément convenu dans le contrat ou dans les présentes CGV, s'il existe un autre droit de résiliation légal ou si l'hôtel accepte expressément la résiliation du contrat. La convention d'un droit de résiliation ainsi que l'éventuel consentement à une résiliation du contrat doivent être effectués sous forme de texte.
2. Si l'hôtel et le client ont convenu d'une date limite pour la résiliation sans frais du contrat, le client peut résilier le contrat jusqu'à cette date sans donner lieu à des demandes de paiement ou de dommages-intérêts de la part de l'hôtel. Le droit de résiliation du client expire s'il n'exerce pas son droit de résiliation vis-à-vis de l'hôtel avant la date convenue.
3. Si un droit de résiliation n'a pas été convenu ou a déjà expiré, s'il n'existe pas non plus de droit légal de résiliation ou d'annulation et si l'hôtel ne consent pas à une annulation du contrat, l'hôtel conserve le droit à la rémunération convenue malgré la non-utilisation de la prestation. L'hôtel doit prendre en compte les recettes provenant d'une autre location des chambres ainsi que les dépenses économisées. Les dépenses économisées peuvent être forfaitisées conformément à la phrase 2 - et, dans le cas de manifestations avec nuitées, conformément à l'article IV n° 3 phrase 3 des CGV (Conditions générales d'accueil de l'hôtel), par dérogation aux dépenses économisées forfaitaires mentionnées dans les CGV à l'article IV n° 3 phrase 4 des CGV - selon les barèmes suivants.
4. Possibilités d'annulation sans frais pour le client* (pourcentage du volume total convenu) :

...

• Le barème ne peut être appliqué qu'une seule fois. L'indication de chaque nombre de personnes/NR se réfère à la taille réelle du groupe et n'est pas une addition des jours de l'événement. Par exemple, 100 personnes sur 3 jours relèvent du groupe d'annulation 100 pax/ RN et non du groupe pour 300 pax/RN. Si le nombre de personnes réservées diffère selon les jours de l'événement, c'est le nombre le plus élevé qui prévaut. Il en va de même si le nombre de chambres et de participants à la réunion est différent. Les pourcentages s'appliquent également aux autres services liés à l'événement, tels que la location de salles, les repas et boissons supplémentaires ou les ateliers réservés. Dans le cas où le chiffre d'affaires minimum convenu, qui se compose du forfait de la conférence, des boissons supplémentaires ou de la technique de conférence, n'est pas atteint, la différence par rapport au chiffre d'affaires minimum convenu est facturée comme location de salle. En cas d'annulation complète et donc d'absence du chiffre d'affaires minimum, celui-ci sera facturé conformément au tableau ci-dessus. Les parties du volume total pouvant être annulées sans frais correspondent aux dépenses forfaitaires économisées, de sorte que le volume restant ne pouvant plus être annulé librement est facturé au client.

1. Le client est libre de prouver que la demande n'a pas été faite ou qu'elle n'a pas atteint le montant demandé. L'hôtel est libre de prouver qu'une demande plus élevée a été faite.

V. Résiliation par l'hôtel

1. S'il a été convenu que le client peut résilier le contrat sans frais dans un délai déterminé, l'hôtel est également en droit de résilier le contrat sans frais pendant cette période si d'autres clients ont des demandes concernant les chambres/offres de réunion réservées par contrat et si le client ne renonce pas à son droit de résiliation dans un délai de 2 semaines après avoir été interrogé par l'hôtel. Si le client laisse passer ce délai sans agir, l'hôtel est en droit de résilier le contrat. Ceci s'applique de manière analogue en cas d'octroi d'une option, si d'autres demandes existent et que le client, interrogé par l'hôtel dans un délai de 2 semaines, n'est pas disposé à effectuer une réservation ferme.
2. Si un paiement anticipé convenu ou exigé conformément au point 5 de la section III n'est toujours pas effectué après l'expiration d'un délai supplémentaire raisonnable de 5 jours ouvrables fixé par l'hôtel, ce dernier est également en droit de résilier le contrat.
3. En outre, l'hôtel est en droit de résilier le contrat pour des raisons objectivement justifiées, notamment en cas de ... - l'hôtel est dans l'impossibilité d'exécuter le contrat en cas de force majeure ou d'autres circonstances qui ne lui sont pas imputables ; - des événements sont réservés de manière fautive en indiquant des faits essentiels (par exemple concernant le client ou le but) de manière trompeuse ou erronée ; - l'hôtel a des raisons fondées de penser que l'événement peut mettre en danger la bonne marche des affaires, la sécurité ou la réputation de l'hôtel en public, sans que cela soit imputable au domaine de contrôle ou d'organisation de l'hôtel ; - une violation de I. l'objectif ou le motif de la manifestation est contraire à la loi ; - l'hôtel a prononcé une interdiction d'accès à l'hôtel à l'encontre du client.
4. En cas de désistement justifié de l'hôtel, le client n'a droit à aucun dédommagement.

VI Modifications du nombre de participants, de la durée de la manifestation et de la disposition des sièges

1. En cas de variation vers le haut, le nombre réel de participants sera facturé.
2. En cas de variation du nombre de participants de plus de 10 % vers le haut ou vers le bas, l'hôtel est en droit de redéfinir unilatéralement les prix convenus et d'échanger les salles confirmées, à moins que cela ne soit pas acceptable pour le client dans un cas particulier.
3. Si les heures de début ou de fin convenues pour l'événement sont décalées et que l'hôtel accepte ces modifications, l'hôtel peut facturer sa disponibilité supplémentaire de manière appropriée, à moins que l'hôtel ne soit fautif.
4. Jusqu'à 48 heures avant le début de la manifestation, une modification de la disposition des sièges convenue par contrat est possible sans frais. Après ce délai, l'hôtel reste libre de demander une indemnité pour la modification, qui peut également être convenue oralement entre les parties contractantes.

VII. apport de nourriture et de boissons

En principe, le client n'est pas autorisé à apporter de la nourriture et des boissons lors des événements. Les exceptions doivent faire l'objet d'un accord préalable sous forme de texte avec l'hôtel. Dans ce cas, une contribution raisonnable sera facturée pour couvrir les frais généraux.

VIII Installations techniques et raccordements

1. Dans la mesure où l'hôtel se procure pour le client, à son initiative, des installations/équipements techniques ou autres auprès de tiers, il agit au nom, par procuration et pour le compte du client. Le client est responsable du traitement soigneux et de la restitution en bonne et due forme. Il libère entièrement l'hôtel de toutes les prétentions de tiers résultant de la mise à disposition de ces installations/équipements.
2. L'utilisation des propres installations électriques du client en utilisant le réseau électrique de l'hôtel requiert l'accord préalable de ce dernier sous forme de texte. Les perturbations ou les dommages causés aux installations techniques de l'hôtel par l'utilisation de ces appareils sont à la charge du client, dans la mesure où l'hôtel n'en est pas responsable. L'hôtel peut enregistrer et facturer de manière forfaitaire les frais d'électricité occasionnés par l'utilisation.
3. Le client est autorisé, avec l'accord préalable de l'hôtel sous forme de texte, à utiliser ses propres installations de téléphone, de télécopie et de transmission de données. Pour cela, l'hôtel peut exiger des frais de connexion adaptés.
4. Si des installations/équipements appropriés de l'hôtel restent inutilisés en raison du raccordement des propres installations du client, une indemnité d'immobilisation appropriée peut être facturée à cet égard.
5. Les dysfonctionnements des installations techniques ou autres mises à disposition par l'hôtel seront immédiatement réparés dans la mesure du possible. Les paiements ne peuvent pas être retenus ou réduits dans la mesure où l'hôtel n'est pas responsable de ces perturbations.

IX. Perte ou détérioration d'objets apportés

1. Les objets d'exposition ou autres (y compris les objets personnels) que le client emporte avec lui se trouvent dans les locaux de l'événement ou dans l'hôtel à ses propres risques. Aucun pouvoir de clé n'est accordé au client. L'hôtel décline toute responsabilité en cas de perte, de destruction ou de dommages, sauf en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle de l'hôtel. Ceci exclut les dommages résultant d'une atteinte à la vie, à l'intégrité physique ou à la santé. En outre, tous les cas dans lesquels la garde constitue une obligation contractuelle typique (à laquelle le client peut se fier dans le cadre du contrat) en raison des circonstances du cas particulier sont exclus de cette exonération de responsabilité. Le matériel de décoration apporté doit être entièrement conforme aux exigences en matière de sécurité incendie. L'hôtel est en droit d'exiger une preuve administrative préalable. Si une telle preuve n'est pas fournie à temps, l'hôtel est en droit d'enlever le matériel déjà apporté aux frais du client. En raison d'éventuels dommages, l'installation et la fixation d'objets doivent être convenues au préalable avec l'hôtel.
2. Si le client souhaite envoyer à l'avance des équipements ou du matériel pour l'événement à l'hôtel, il doit obtenir l'autorisation expresse de l'hôtel. En fonction de la nature, de la durée et de l'étendue, l'hôtel est libre de demander une indemnité raisonnable, à laquelle le client doit consentir au préalable. Par ailleurs, les dispositions du point 1 s'appliquent.
3. Les objets d'exposition ou autres apportés doivent être retirés immédiatement après la fin de la manifestation. Si le client ne le fait pas, l'hôtel peut procéder à l'enlèvement et à la mise en place aux frais du client. Si les objets restent dans la salle de la manifestation en violation du contrat, l'hôtel peut facturer une indemnité d'utilisation appropriée pour la durée du séjour. Le client est libre de prouver que la réclamation susmentionnée n'a pas été formulée ou qu'elle n'a pas atteint le montant réclamé. En outre, l'hôtel se réserve le droit de prouver et de faire valoir un dommage plus important.

X. Responsabilité du client pour les dommages

1. Le client est responsable de tous les dommages causés au bâtiment ou à l'hôtel par les participants ou les visiteurs de la manifestation, les collaborateurs, d'autres tiers de son domaine ou lui-même.
2. L'hôtel peut à tout moment demander au client de fournir des garanties appropriées (par exemple, assurances, cautions, garanties, etc.).

XI Dispositions finales

1. Les modifications ou compléments apportés au contrat, à l'acceptation de la demande ou aux présentes conditions générales relatives au contrat d'organisation d'événements doivent être effectués sous forme de texte. Les modifications ou compléments unilatéraux apportés par le client sont sans effet.
2. Le lieu d'exécution et de paiement est le siège de l'hôtel concerné. Pour les clients privés, le lieu de juridiction est déterminé par la loi applicable. Pour les clients professionnels, le tribunal compétent est celui du siège de l'hôtel concerné.
3. Le droit suisse est applicable.
4. Si certaines dispositions des présentes conditions générales de vente pour les manifestations sont ou deviennent caduques ou nulles, la validité des autres dispositions n'en est pas affectée. Pour le reste, les dispositions légales s'appliquent.

Mise à jour : septembre 2024