Allgemeine Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen für die Schweizer Hotels der Marken Essential by Dorint und Dorint Hotels & Resorts

I. Geltungsbereich

1. Diese Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über die mietweise Überlassung von Konferenz-, Bankett- und Veranstaltungsräumen des jeweiligen „Dorint“ Hotels oder „Essential by Dorint“ Hotels in der Schweiz zur Durchführung von Veranstaltungen wie Banketten, Seminaren, Tagungen etc. sowie für alle damit zusammenhängenden weiteren Leistungen und Lieferungen (nachfolgend einheitlich „Leistungen“ genannt) des Hotels (nachfolgend „Hotel“ genannt), wobei unter Hotel hier alle in der Schweiz gelegenen „Essential by Dorint“ und „Dorint“ unabhängig von der Person des Betreibers zu verstehen sind (nachfolgend jedes von ihnen „Hotel“ genannt). Betreiber in diesem Sinne können die Essential by Dorint GmbH (AG Köln, HRB 98777), Dorint Hotels Betriebs GmbH (AG Köln, HRB 119364), oder 5HALLS HOMMAGE HOTELS GmbH (AG Köln, HRB 98776), ein mit diesen nach § 15 AktG verbundene Unternehmen, ein Lizenznehmer der Vorgenannten oder eines Dritten, dessen Hotelbetrieb von einem der hier vorgenannten Betreiber für fremde Rechnung geführt wird.
2. Die Unter- oder Weitervermietung der überlassenen Räume, Flächen oder Vitrinen sowie die Einladung zu Vorstellungsgesprächen, Verkaufs- oder ähnlichen Veranstaltungen bedürfen der vorherigen Zustimmung des Hotels in Textform.
3. Geschäftsbedingungen des Kunden finden nur Anwendung, wenn dies vorher ausdrücklich in Textform vereinbart wurde.
4. Kunde im Sinne dieser Geschäftsbedingungen sind sowohl Verbraucher als auch Unternehmer im Sinne des Gesetzes.

II. Vertragsabschluss, -partner; Haftung

1. Der Vertrag kommt durch die Annahme des Antrags des Kunden durch das Hotel zustande. Macht das Hotel dem Kunden ein verbindliches Angebot, kommt der Vertrag durch die Annahme des Hotelangebotes durch den Kunden zustande. In beiden Fällen steht es dem Hotel frei, die vertragliche Vereinbarung schriftlich zu bestätigen. Die Bestätigung per E-Mail gilt als schriftliche Bestätigung. Im Fall der Buchung über das Internet kommt der Vertrag durch das Anklicken des Buttons „ZAHLUNGSPFLICHTIG KAUFEN“ zustande.
2. Vertragspartner sind das Hotel und der Kunde. Hat ein Dritter für den Kunden bestellt, haftet der Kunde dem Hotel gegenüber zusammen mit dem Dritten als Solidarschuldner für alle Verpflichtungen aus dem Hotelaufnahmevertrag, sofern dem Hotel eine entsprechende Erklärung des Dritten vorliegt.
3. Das Hotel haftet grundsätzlich für alle gesetzlichen und vertraglichen Ansprüche nur bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten. Eine Haftung des Hotels für Folgeschäden oder mittelbare Schäden ist ausgeschlossen. Haftungsausschlüsse und -beschränkungen gelten in gleicher Weise für einen gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen. Sollten Störungen oder Mängel an den Leistungen des Hotels auftreten, wird das Hotel bei Kenntnis oder auf unverzügliche Rüge des Kunden bemüht sein, für Abhilfe zu sorgen. Der Kunde ist verpflichtet, das ihm Zumutbare beizutragen, um die Störung zu beheben und einen möglichen Schaden gering zu halten, sowie alle Störungen bzw. Schäden dem Hotel unverzüglich mitzuteilen.

III. Leistungen, Preise, Zahlungen, Verrechnung

1. Das Hotel ist verpflichtet, die vom Kunden bestellten und vom Hotel zugesagten Leistungen zu erbringen.
2. Der Kunde ist verpflichtet, für diese und weitere in Anspruch genommene Leistungen den vereinbarten bzw. die üblichen Preise des Hotels zu zahlen. Dies gilt auch für von ihm veranlasste Leistungen und Auslagen des Hotels an Dritte, insbesondere auch für Forderungen von Urheberrechteverwertungsgesellschaften.
3. Die vereinbarten Preise schließen die jeweilige gesetzliche Mehrwertsteuer ein.
4. Rechnungen des Hotels ohne Fälligkeitsdatum sind binnen 10 Kalendertagen ab Zugang der Rechnung ohne Abzug zahlbar. Das Hotel ist berechtigt, aufgelaufene Forderungen jederzeit fällig zu stellen und unverzügliche Zahlung zu verlangen. Bei Zahlungsverzug ist das Hotel berechtigt, neben dem gesetzlichen Verzugszins von 5 % eine Gebühr in Höhe von 5 CHF pro Mahnschreiben zu verlangen. Dem Hotel bleiben der Nachweis und die Geltendmachung eines höheren Schadens vorbehalten.
5. Das Hotel ist berechtigt, bei Vertragsschluss oder danach eine angemessene Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung zu verlangen. Die Höhe der Vorauszahlung und die Zahlungstermine sind schriftlich zu vereinbaren oder richten sich nach den entsprechenden Angaben auf der Website des Hotels.
6. Der Kunde kann nur mit einer unstreitigen oder rechtskräftigen Forderung gegenüber einer Forderung des Hotels verrechnen.
7. Der Kunde ist damit einverstanden, dass ihm die Rechnung auf elektronischem Weg übermittelt werden kann.

IV. Rücktritt des Kunden (Abbestellung, Stornierung)/Nichtinanspruchnahme der Leistungen des Hotels (No Show)

1. Ein Rücktritt des Kunden von dem mit dem Hotel geschlossenen Vertrag ist nur möglich, wenn ein Rücktrittsrecht im Vertrag oder in diesen AGB ausdrücklich vereinbart wurde, ein sonstiges gesetzliches Rücktrittsrecht besteht oder wenn das Hotel der Vertragsaufhebung ausdrücklich zustimmt. Die Vereinbarung eines Rücktrittsrechtes sowie die etwaige Zustimmung zu einer Vertragsaufhebung müssen jeweils in Textform erfolgen.
2. Sofern zwischen dem Hotel und dem Kunden ein Termin zum kostenfreien Rücktritt vom Vertrag vereinbart wurde, kann der Kunde bis dahin vom Vertrag zurücktreten, ohne Zahlungs- oder Schadensersatzansprüche des Hotels auszulösen. Das Rücktrittsrecht des Kunden erlischt, wenn er nicht bis zum vereinbarten Termin sein Recht zum Rücktritt gegenüber dem Hotel ausübt.
3. Ist ein Rücktrittsrecht nicht vereinbart oder bereits erloschen, besteht auch kein gesetzliches Rücktritts- oder Kündigungsrecht und stimmt das Hotel einer Vertragsaufhebung nicht zu, behält das Hotel den Anspruch auf die vereinbarte Vergütung trotz Nichtinanspruchnahme der Leistung. Das Hotel hat die Einnahmen aus anderweitiger Vermietung der Räume sowie die ersparten Aufwendungen anzurechnen. Die jeweils ersparten Aufwendungen können dabei in Ausgestaltung des Satzes 2 – und im Falle von Veranstaltungen mit Übernachtungen in Ausgestaltung der Ziffer IV Nr. 3 Satz 3 AGBH (AGB Hotelaufnahme) abweichend zu den in den AGBH benannten pauschalierten ersparten Aufwendungen aus Ziffer IV Nr. 3 Satz 4 AGBH – gemäss folgender Staffelungen pauschaliert werden.
4. Kostenfreie Stornierungsmöglichkeiten Kunde* (Anteil vom vereinbarten Gesamtvolumen):

...

• Die Staffelung kann nur einmal angewandt werden. Die Angabe der jeweiligen Personenzahl/RN bezieht sich auf die reale Gruppengröße und ist keine Addition der Veranstaltungstage. Z. B. 100 Personen an 3 Tagen fallen in die Stornogrupp 100 pax/ RN und nicht die Gruppe für 300 pax/RN. Falls an verschiedenen Veranstaltungstagen unterschiedliche Personenzahlen gebucht sind, ist die höhere Personenzahl maßgeblich. Gleiches gilt, wenn Zimmeranzahl und Tagungsteilnehmer unterschiedlich hoch sind. Die prozentualen Angaben gelten entsprechend für weitere veranstaltungsrelevante Leistungen wie Raummiete, zusätzliche Speisen und Getränke oder gebuchte Workshops. Im Falle eines vereinbarten unterschrittenen Mindestumsatzes, welcher sich aus Tagungspauschale, zusätzlichen Getränken oder Tagungstechnik zusammensetzt, wird die Differenz zum vereinbarten Mindestumsatz als Raummiete in Rechnung gestellt. Bei vollständiger Stornierung und damit Ausbleiben des Mindestumsatzes wird jener analog der oben genannten Tabelle in Rechnung gestellt. Die jeweils kostenfrei stornierbaren Anteile des Gesamtvolumens entsprechen den pauschalierten ersparten Aufwendungen, sodass das nicht mehr frei stornierbare Restvolumen dem Kunden in Rechnung gestellt wird.

1. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass der Anspruch nicht oder nicht in der geforderten Höhe entstanden ist. Dem Hotel steht der Nachweis frei, dass ein höherer Anspruch entstanden ist.

V. Rücktritt des Hotels

1. Sofern vereinbart wurde, dass der Kunde innerhalb einer bestimmten Frist kostenfrei vom Vertrag zurücktreten kann, ist das Hotel in diesem Zeitraum seinerseits ebenfalls berechtigt, vom Vertrag kostenfrei zurückzutreten, wenn Anfragen anderer Kunden nach den vertraglich gebuchten Zimmern/Tagungsangeboten vorliegen und der Kunde auf Rückfrage des Hotels innerhalb von 2 Wochen auf sein Recht zum Rücktritt nicht verzichtet. Lässt der Gast diese Frist untätig verstreichen, ist das Hotel zum Rücktritt berechtigt. Dies gilt entsprechend bei Einräumung einer Option, wenn andere Anfragen vorliegen und der Kunde auf Rückfrage des Hotels mit einer Fristsetzung von 2 Wochen nicht zur festen Buchung bereit ist.
2. Wird eine vereinbarte oder gemäss III. Ziffer 5 verlangte Vorauszahlung auch nach Verstreichen einer vom Hotel gesetzten angemessenen Nachfrist von 5 Werktagen nicht geleistet, so ist das Hotel ebenfalls zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt.
3. Ferner ist das Hotel berechtigt, aus sachlich gerechtfertigtem Grund vom Vertrag zurückzutre- ten, insbesondere falls ... – höhere Gewalt oder andere vom Hotel nicht zu vertretende Umstände die Erfüllung des Vertrags unmöglich machen; – Veranstaltungen schuldhaft unter irreführender oder falscher Angabe wesentlicher Tatsachen (z. B. in der Person des Kunden oder des Zweckes) gebucht werden; – das Hotel begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass die Veranstaltung den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehen des Hotels in der Öffentlichkeit gefährden kann, ohne dass dies dem Herrschafts- bzw. Organisationsbereich des Hotels zu- zurechnen ist; – ein Verstoss gegen I. Ziffer 2 vorliegt; – der Zweck bzw. der Anlass der Veranstaltung gesetzeswidrig ist; – das Hotel dem Gast gegenüber ein Hausverbot ausgesprochen hat.
4. Bei berechtigtem Rücktritt des Hotels entsteht kein Anspruch des Kunden auf Schadensersatz.

VI. Änderungen der Teilnehmerzahl, Veranstaltungszeit und der Bestuhlung

1. Im Falle einer Abweichung nach oben wird die tatsächliche Teilnehmerzahl berechnet.
2. Bei Abweichungen der Teilnehmerzahl um mehr als 10 % nach oben oder unten ist das Hotel einseitig berechtigt, die vereinbarten Preise neu festzusetzen sowie die bestätigten Räume zu tauschen, es sei denn, dass dies dem Kunden im Einzelfall unzumutbar ist.
3. Verschieben sich die vereinbarten Anfangs- oder Schlusszeiten der Veranstaltung und stimmt das Hotel diesen Abweichungen zu, so kann das Hotel seine zusätzliche Leistungsbereitschaft angemessen in Rechnung stellen, es sei denn, das Hotel trifft insoweit ein Verschulden.
4. Bis 48 Stunden vor Veranstaltungsbeginn ist eine Änderung der vertraglich vereinbarten Bestuhlung kostenfrei möglich. Nach diesem Zeitpunkt bleibt es dem Hotel belassen, eine Aufwandsentschädigung für die Änderung zu fordern, welche auch mündlich zwischen den Vertragspartnern vereinbart werden kann.

VII. Mitbringen von Speisen und Getränken

Der Kunde darf Speisen und Getränke zu Veranstaltungen grundsätzlich nicht mitbringen. Ausnahmen bedürfen einer vorherigen Vereinbarung in Textform mit dem Hotel. In diesen Fällen wird sodann ein angemessener Beitrag zur Deckung der Gemeinkosten berechnet.

VIII. Technische Einrichtungen und Anschlüsse

1. Soweit das Hotel für den Kunden auf dessen Veranlassung technische oder sonstige Einrichtungen/Ausstattungen von Dritten beschafft, handelt es im Namen, in Vollmacht und für Rechnung des Kunden. Der Kunde haftet für die pflegliche Behandlung und die ordnungsgemässe Rückgabe. Er stellt das Hotel umfassend von allen Ansprüchen Dritter aus der Überlassung dieser Einrichtungen/Ausstattungen frei.
2. Die Verwendung von eigenen elektrischen Anlagen des Kunden unter Nutzung des Stromnetzes des Hotels bedarf dessen vorheriger Zustimmung in Textform. Durch die Verwendung dieser Geräte auftretende Störungen oder Beschädigungen an den technischen Anlagen des Hotels gehen zulasten des Kunden, soweit das Hotel diese nicht zu vertreten hat. Die durch die Verwendung entstehenden Stromkosten darf das Hotel pauschal erfassen und berechnen.
3. Der Kunde ist mit vorheriger Zustimmung des Hotels in Textform berechtigt, eigene Telefon-, Telefax- und Datenübertragungseinrichtungen zu benutzen. Dafür kann das Hotel eine angemessene Anschlussgebühr verlangen.
4. Bleiben durch den Anschluss eigener Anlagen des Kunden geeignete Einrichtungen/Ausstattungen des Hotels ungenutzt, kann insoweit eine angemessene Ausfallvergütung berechnet werden.
5. Störungen an vom Hotel zur Verfügung gestellten technischen oder sonstigen Einrichtungen werden nach Möglichkeit sofort beseitigt. Zahlungen können nicht zurückbehalten oder gemindert werden, soweit das Hotel diese Störungen nicht zu vertreten hat.

IX. Verlust oder Beschädigung mitgebrachter Sachen

1. Mitgeführte Ausstellungs- oder sonstige (auch persönliche) Gegenstände befinden sich auf eigene Gefahr des Kunden in den Veranstaltungsräumen bzw. im Hotel. Dem Kunden wird keine Schlüsselgewalt eingeräumt. Das Hotel übernimmt für Verlust, Untergang oder Beschä- digung keinerlei Haftung, ausser bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz des Hotels. Hiervon ausgenommen sind Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Zudem sind alle Fälle, in denen die Verwahrung aufgrund der Umstände des Einzelfalls eine vertragstypische Pflicht (auf die der Kunde im Rahmen des Vertrags vertrauen darf) darstellt, von dieser Haftungsfreizeichnung ausgeschlossen. Mitgebrachtes Dekorationsmaterial muss vollständig den brandschutztechnischen Anforderungen entsprechen. Das Hotel ist berechtigt, dafür vorher einen behördlichen Nachweis zu verlangen. Erfolgt ein solcher Nachweis nicht rechtzeitig, so ist das Hotel berechtigt, bereits eingebrachtes Material auf Kosten des Kunden zu entfernen. Wegen möglicher Beschädigungen sind die Aufstellung und die Anbringung von Gegenständen vorher mit dem Hotel jeweils im Einzelnen abzustimmen.
2. Sollte der Kunde vorab Veranstaltungsequipment oder Materialien an das Hotel senden wollen, so bedarf dies der ausdrücklichen Zustimmung des Hotels. Nach Art, Dauer und Umfang bleibt es dem Hotel belassen, hierfür eine angemessene Aufwandsentschädigung zu fordern, zu welcher der Kunde vorab zustimmen muss. Im Übrigen gelten die Vorgaben aus Ziffer 1.
3. Mitgebrachte Ausstellungs- oder sonstige Gegenstände sind nach Ende der Veranstaltung un- verzüglich zu entfernen. Unterlässt der Kunde dies, kann das Hotel die Entfernung und Lagerung zulasten des Kunden vornehmen. Verbleiben die Gegenstände in vertragswidriger Weise im Veranstaltungsraum, kann das Hotel für die Dauer des Verbleibs eine angemessene Nutzungsentschädigung berechnen. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass der oben genannte Anspruch nicht oder nicht in der geltend gemachten Höhe entstanden ist. Darüber hinaus bleiben dem Hotel der Nachweis und die Geltendmachung eines höheren Schadens vorbehalten.

X. Haftung des Kunden für Schäden

1. Der Kunde haftet für alle Schäden am Gebäude oder des Hotels, die durch Veranstaltungsteilnehmer bzw. -besucher, Mitarbeiter, sonstige Dritte aus seinem Bereich oder ihn selbst verursacht werden.
2. Das Hotel kann jederzeit vom Kunden die Stellung angemessener Sicherheiten (z. B. Versicherungen, Kautionen, Bürgschaften etc.) verlangen.

XI. Schlussbestimmungen

1. Änderungen oder Ergänzungen des Vertrags, der Antragsannahme oder dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen für den Veranstaltungsvertrag müssen in Textform erfolgen. Einseitige Änderungen oder Ergänzungen durch den Kunden sind unwirksam.
2. Erfüllungs- und Zahlungsort ist der Sitz des jeweiligen Hotels. Für Privatkunden richtet sich der Gerichtsstand nach dem anwendbaren Gesetz. Für Geschäftskunden ist der Gerichtsstand am Sitz des jeweiligen Hotels.
3. Schweizer Recht ist anwendbar.
4. Sollten einzelne Bestimmungen dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen unwirksam oder nichtig sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Vorschriften.

Stand: September 2024