Algemene voorwaarden voor evenementen

Algemene Voorwaarden voor evenementen voor de Zwitserse hotels van de merken Essential by Dorint en Dorint Hotels & Resorts

I. Toepassingsgebied

1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op contracten voor de huur van conferentie-, banket- en evenementenzalen van het desbetreffende "Dorint"-hotel of "Essential by Dorint"-hotel in Zwitserland voor de organisatie van evenementen zoals banketten, seminars, conferenties, enz. en voor alle andere gerelateerde diensten en leveringen (hierna uniform aangeduid als "Diensten") van het hotel (hierna aangeduid als "Hotel"), waarbij Hotel hier verwijst naar alle "Essential by Dorint"- en "Dorint"-hotels gevestigd in Zwitserland ongeacht de persoon van de uitbater (hierna elk van hen aangeduid als "Hotel"). Exploitanten in deze zin kunnen Essential by Dorint GmbH (AG Köln, HRB 98777), Dorint Hotels Betriebs GmbH (AG Köln, HRB 119364), of 5HALLS HOMMAGE HOTELS GmbH (AG Köln, HRB 98776) zijn, een bedrijf dat met hen verbonden is in overeenstemming met § 15 AktG, een licentiehouder van voornoemde of een derde partij wiens hotelbedrijf wordt beheerd door een van voornoemde exploitanten voor rekening van een derde partij.
2. Voor het onderverhuren of opnieuw verhuren van de ter beschikking gestelde kamers, ruimtes of vitrines en voor uitnodigingen voor sollicitatiegesprekken, verkoop of soortgelijke evenementen is de voorafgaande toestemming van het hotel in tekstvorm vereist.
3. De algemene voorwaarden van de klant zijn alleen van toepassing als dit vooraf uitdrukkelijk in tekstvorm is overeengekomen.
4. Klanten in de zin van deze algemene voorwaarden zijn zowel consumenten als ondernemers in de zin van de wet.

II Totstandkoming van het contract, partners; aansprakelijkheid

1. Het contract komt tot stand door acceptatie van de aanvraag van de klant door het hotel. Als het hotel de klant een bindend aanbod doet, komt het contract tot stand wanneer de klant het aanbod van het hotel aanvaardt. In beide gevallen staat het het hotel vrij om de contractuele overeenkomst schriftelijk te bevestigen. Een bevestiging per e-mail geldt als schriftelijke bevestiging. Bij boekingen via internet komt het contract tot stand door te klikken op de knop "KOPEN MET BETALING".
2. De contractuele partners zijn het hotel en de klant. Indien een derde voor rekening van de klant heeft besteld, is de klant samen met de derde hoofdelijk aansprakelijk jegens het hotel voor alle verplichtingen die voortvloeien uit het hotelaccommodatiecontract, op voorwaarde dat het hotel een overeenkomstige verklaring van de derde heeft ontvangen.
3. Het hotel is alleen aansprakelijk voor alle wettelijke en contractuele aanspraken in geval van opzet of grove nalatigheid. Het hotel is niet aansprakelijk voor gevolgschade of indirecte schade. Uitsluitingen en beperkingen van aansprakelijkheid gelden op dezelfde manier voor een wettelijke vertegenwoordiger of plaatsvervanger. Als er storingen of gebreken optreden in de diensten van het hotel, zal het hotel zich inspannen om deze te verhelpen zodra het hotel hiervan op de hoogte is of na een onmiddellijke klacht van de klant. De klant is verplicht redelijke inspanningen te leveren om de storing te verhelpen en eventuele schade te beperken, en het hotel onmiddellijk op de hoogte te stellen van storingen of schade.

III Diensten, prijzen, betalingen, facturering

1. Het hotel is verplicht de door de klant bestelde en door het hotel toegezegde diensten te verlenen.
2. De klant is verplicht voor deze en andere gebruikte diensten de overeengekomen of gebruikelijke prijzen van het hotel te betalen. Dit geldt ook voor diensten en uitgaven van het hotel aan derden die door de klant zijn geregeld, in het bijzonder ook voor aanspraken van auteursrechtenorganisaties.
3. De overeengekomen prijzen zijn inclusief de betreffende wettelijke btw.
4. Hotelrekeningen zonder vervaldatum zijn volledig betaalbaar binnen 10 kalenderdagen na ontvangst van de factuur. Het hotel heeft te allen tijde het recht om opgebouwde vorderingen opeisbaar te verklaren en onmiddellijke betaling te eisen. In geval van te late betaling heeft het hotel het recht om naast de wettelijke vertragingsrente van 5% een bedrag van CHF 5 per herinnering in rekening te brengen. Het hotel behoudt zich het recht voor om hogere schadevergoedingen te bewijzen en te vorderen.
5. Het hotel heeft het recht om bij het afsluiten van het contract of daarna een redelijk voorschot of een borgsom te vragen. Het bedrag van het voorschot en de betalingsdata moeten schriftelijk overeengekomen worden of zijn gebaseerd op de desbetreffende informatie op de website van het hotel.
6. De klant kan alleen een onbetwiste of rechtsgeldige vordering verrekenen met een vordering van het hotel.
7. De klant gaat ermee akkoord dat de factuur hem elektronisch kan worden toegestuurd.

IV. Terugtrekking door de klant (annulering) / niet-gebruik van de diensten van het hotel (no-show)

1. De klant kan het met het hotel gesloten contract alleen opzeggen als in het contract of in deze AV uitdrukkelijk een herroepingsrecht is overeengekomen, als er een ander wettelijk herroepingsrecht bestaat of als het hotel uitdrukkelijk instemt met de opzegging van het contract. Het overeenkomen van een herroepingsrecht en de eventuele instemming met de annulering van het contract moeten in tekstvorm gebeuren.
2. Als het hotel en de klant een datum voor een kosteloze herroeping van het contract zijn overeengekomen, kan de klant het contract tot die datum herroepen zonder dat het hotel aanspraak kan maken op betaling of schadevergoeding. Het herroepingsrecht van de klant vervalt als hij op de overeengekomen datum geen gebruik maakt van zijn herroepingsrecht tegenover het hotel.
3. Indien er geen annuleringsrecht is overeengekomen of indien dit recht reeds is vervallen, indien er geen wettelijk annulerings- of opzeggingsrecht bestaat en indien het hotel niet instemt met de annulering van het contract, behoudt het hotel ondanks het niet gebruiken van de dienst het recht op de overeengekomen vergoeding. Het hotel moet de inkomsten uit de verhuur van de kamers aan derden en de bespaarde kosten verrekenen. De bespaarde kosten kunnen telkens volgens zin 2 - en bij evenementen met overnachtingen volgens § IV Nr. 3 zin 3 AGBH (AGB Hotelovernachtingen) in afwijking van de in de AGBH vermelde bespaarde vaste kosten uit § IV Nr. 3 zin 4 AGBH - volgens de volgende staffels worden verrekend.
4. Gratis annuleringsmogelijkheden Klant* (deel van het overeengekomen totale volume):

...

• De schaal kan slechts eenmaal worden toegepast. Het respectieve aantal personen/RN verwijst naar de werkelijke groepsgrootte en is geen optelling van de evenementdagen. Bijv. 100 personen op 3 dagen vallen in de annuleringsgroep 100 pax/RN en niet in de groep voor 300 pax/RN. Als er verschillende aantallen personen op verschillende evenementdagen worden geboekt, is het hogere aantal personen doorslaggevend. Hetzelfde geldt als het aantal kamers en conferentiedeelnemers verschilt. De percentages zijn ook van toepassing op andere evenementgerelateerde diensten zoals zaalhuur, extra eten en drinken of geboekte workshops. Als de overeengekomen minimumomzet, die bestaat uit een conferentiepakket, extra drankjes of congrestechnologie, niet wordt gehaald, wordt het verschil met de overeengekomen minimumomzet in rekening gebracht als zaalhuur. In geval van volledige annulering en dus het niet behalen van de minimumomzet, wordt deze gefactureerd volgens bovenstaande tabel. De delen van het totale volume die kosteloos geannuleerd kunnen worden, komen overeen met de bespaarde forfaitaire kosten, zodat het resterende volume dat niet meer kosteloos geannuleerd kan worden, aan de klant in rekening wordt gebracht.

1. Het staat de klant vrij te bewijzen dat de vordering niet is ontstaan of niet is ontstaan in het gevorderde bedrag. Het staat het hotel vrij te bewijzen dat een hogere vordering is ontstaan.

V. Annulering door het hotel

1. Als is overeengekomen dat de klant het contract binnen een bepaalde periode kosteloos kan opzeggen, heeft het hotel ook het recht om het contract binnen deze periode kosteloos op te zeggen als er aanvragen zijn van andere klanten met betrekking tot de contractueel geboekte kamers/conferentieaanbiedingen en de klant niet binnen 2 weken na navraag door het hotel afstand doet van zijn herroepingsrecht. Als de klant binnen deze termijn geen actie onderneemt, heeft het hotel het recht om het contract te ontbinden. Dit geldt ook als een optie is verleend, als er andere aanvragen binnenkomen en de klant niet bereid is een vaste reservering te maken nadat het hotel een termijn van 2 weken heeft gesteld.
2. Indien een overeengekomen aanbetaling of een conform artikel III. 5 geëiste aanbetaling ook na het verstrijken van een door het hotel gestelde redelijke respijttermijn van 5 werkdagen uitblijft, heeft het hotel eveneens het recht om van het contract af te zien.
3. Bovendien heeft het hotel het recht om zich terug te trekken uit het contract om objectief gerechtvaardigde redenen, in het bijzonder indien ... - overmacht of andere omstandigheden waarvoor het hotel niet verantwoordelijk is, het onmogelijk maken om het contract na te komen; - evenementen opzettelijk geboekt zijn met misleidende of valse opgaven van belangrijke feiten (bijv. in de persoon van de klant of het doel); - het hotel gegronde redenen heeft om aan te nemen dat het evenement de goede werking van het bedrijf, de veiligheid of de reputatie van het hotel in het openbaar in gevaar kan brengen zonder dat dit te wijten is aan de sfeer van controle of organisatie van het hotel; - er sprake is van een overtreding van sectie I. het doel of de gelegenheid van het evenement is onwettig; - het hotel heeft de gast uit het hotel verbannen.
4. In geval van een gerechtvaardigde annulering door het hotel heeft de klant geen recht op schadevergoeding.

VI Wijzigingen van het aantal deelnemers, het tijdstip van het evenement en de zitplaatsen

1. Bij een afwijking naar boven wordt het werkelijke aantal deelnemers in rekening gebracht.
2. Als het aantal deelnemers meer dan 10% naar boven of naar beneden afwijkt, heeft het hotel eenzijdig het recht om de overeengekomen prijzen opnieuw vast te stellen en de bevestigde kamers om te ruilen, tenzij dit in individuele gevallen onredelijk is voor de klant.
3. Als de overeengekomen begin- of eindtijden van het evenement worden verschoven en het hotel met deze afwijkingen instemt, kan het hotel een redelijke vergoeding in rekening brengen voor zijn extra bereidheid om diensten te verlenen, tenzij het hotel in dit opzicht in gebreke is gebleven.
4. De contractueel overeengekomen zitplaatsen kunnen tot 48 uur voor aanvang van het evenement kosteloos gewijzigd worden. Daarna behoudt het hotel zich het recht voor om een vergoeding voor de wijziging te eisen, die ook mondeling tussen de contractanten kan worden overeengekomen.

VII Meebrengen van eten en drinken

De klant mag geen eten en drinken meenemen naar de evenementen. Uitzonderingen vereisen een voorafgaande overeenkomst in tekstvorm met het hotel. In dergelijke gevallen wordt een redelijke bijdrage ter dekking van de algemene kosten in rekening gebracht.

VIII Technische voorzieningen en aansluitingen

1. Voor zover het hotel op verzoek van de klant technische of andere voorzieningen/apparatuur van derden voor de klant aanschaft, handelt het hotel in naam van, met toestemming van en voor rekening van de klant. De klant is aansprakelijk voor de zorgvuldige behandeling en de correcte teruggave van de apparatuur. Hij vrijwaart het hotel volledig tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit de terbeschikkingstelling van deze faciliteiten/uitrusting.
2. Voor het gebruik van de eigen elektrische apparatuur van de klant op het elektriciteitsnet van het hotel is voorafgaande schriftelijke toestemming van het hotel vereist. Eventuele storingen of schade aan de technische apparatuur van het hotel als gevolg van het gebruik van dergelijke apparatuur zijn voor rekening van de klant, tenzij het hotel verantwoordelijk is voor dergelijke storingen of schade. Het hotel kan de elektriciteitskosten die voortvloeien uit het gebruik van dergelijke apparatuur vastleggen en in rekening brengen.
3. De klant heeft het recht om zijn eigen telefoon-, fax- en datatransmissieapparatuur te gebruiken met voorafgaande toestemming van het hotel in tekstvorm. Het hotel kan hiervoor een redelijke aansluitvergoeding in rekening brengen.
4. Als geschikte faciliteiten/apparatuur van het hotel ongebruikt blijven door de aansluiting van de eigen apparatuur van de klant, kan hiervoor een redelijke annuleringsvergoeding in rekening worden gebracht.
5. Storingen aan technische of andere apparatuur die door het hotel wordt geleverd, worden indien mogelijk onmiddellijk verholpen. Betalingen mogen niet worden ingehouden of geminimaliseerd voor zover het hotel niet verantwoordelijk is voor deze storingen.

IX. Verlies of beschadiging van meegebrachte voorwerpen

1. Alle tentoonstellingen of andere (inclusief persoonlijke) voorwerpen die in de ruimten van het evenement of het hotel worden meegebracht, zijn op eigen risico van de klant. De klant krijgt geen sleuteltoestemming. Het hotel aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies, vernietiging of schade, behalve in gevallen van grove nalatigheid of opzet van de kant van het hotel. Uitgesloten hiervan is schade als gevolg van letsel aan leven, lichaam of gezondheid. Bovendien zijn alle gevallen waarin de bewaring een typische contractuele verplichting is (waarop de klant zich kan beroepen in het kader van het contract) vanwege de omstandigheden van het individuele geval uitgesloten van deze vrijstelling van aansprakelijkheid. Meegebracht decoratiemateriaal moet volledig voldoen aan de vereisten voor brandbeveiliging. Het hotel heeft het recht om hiervan vooraf een officieel bewijs te eisen. Als dit bewijs niet tijdig wordt geleverd, heeft het hotel het recht om het reeds meegebrachte materiaal op kosten van de klant te verwijderen. In verband met mogelijke schade moet de installatie en bevestiging van voorwerpen vooraf in detail met het hotel worden overeengekomen.
2. Als de klant vooraf evenementenmateriaal of materialen naar het hotel wil sturen, is hiervoor de uitdrukkelijke toestemming van het hotel vereist. Afhankelijk van het type, de duur en de omvang behoudt het hotel zich het recht voor om hiervoor een redelijke onkostenvergoeding in rekening te brengen, waarmee de klant vooraf akkoord moet gaan. Voor het overige gelden de bepalingen van artikel 1.
3. Alle tentoongestelde voorwerpen of andere voorwerpen die in het hotel worden binnengebracht, moeten onmiddellijk na het einde van het evenement worden verwijderd. Als de klant dit nalaat, kan het hotel de voorwerpen op kosten van de klant verwijderen en verplaatsen. Als de voorwerpen in strijd met het contract in de ruimte van het evenement blijven, kan het hotel een redelijke gebruiksvergoeding vragen voor de duur van de periode dat ze daar blijven. Het staat de klant vrij om te bewijzen dat de hierboven genoemde vordering niet is ontstaan of niet is ontstaan in het gevorderde bedrag. Bovendien behoudt het hotel zich het recht voor om een hogere schadevergoeding te bewijzen en te vorderen.

X. Aansprakelijkheid van de klant voor schade

1. De klant is aansprakelijk voor alle schade aan het gebouw of het hotel veroorzaakt door deelnemers aan evenementen of bezoekers, werknemers, andere derden uit zijn omgeving of zichzelf.
2. Het hotel kan te allen tijde van de klant een passende zekerheid verlangen (bijv. verzekering, waarborgsom, garanties, enz.).

XI Slotbepalingen

1. Wijzigingen van of aanvullingen op het contract, de acceptatie van de aanvraag of deze Algemene Voorwaarden voor het evenementencontract dienen in tekstvorm te geschieden. Eenzijdige wijzigingen of aanvullingen door de klant zijn ongeldig.
2. De plaats van uitvoering en betaling is de maatschappelijke zetel van het betreffende hotel. Voor particuliere klanten wordt de bevoegde rechtbank bepaald door het toepasselijk recht. Voor zakelijke klanten is de bevoegde rechtbank de maatschappelijke zetel van het desbetreffende hotel.
3. De Zwitserse wet is van toepassing.
4. Indien afzonderlijke bepalingen van deze Algemene voorwaarden voor evenementen ongeldig of nietig zijn of worden, dan heeft dit geen invloed op de geldigheid van de overige bepalingen. Anders zijn de wettelijke bepalingen van toepassing.

Status: september 2024