Algemene voorwaarden voor evenementen

Algemene voorwaarden voor evenementen in Duitse hotels van de merken Dorint Hotels & Resorts, Essential by Dorint en HOMMAGE LUXURY HOTELS COLLECTION

I. Deze algemene voorwaardenzijn van toepassing op contracten voor de verhuur van conferentie-, banket- en evenementenzalen van het desbetreffende hotel aan de klant voor de organisatie van evenementen zoals banketten, seminars, conferenties, enz., evenals voor alle andere gerelateerde diensten en leveringen (hierna uniform aangeduid als "diensten") van het hotel, waarbij de term "hotel" hier verwijst naar alle "Essential by Dorint", "Dorint" en "Hommage" hotels gelegen in de Bondsrepubliek Duitsland, ongeacht de persoon van de exploitant (hierna elk van hen aangeduid als "hotel"). Exploitanten in deze zin kunnen Essentieel zijn door Dorint GmbH (AG Köln, HRB 98777), Dorint Hotels Betriebs GmbH (AG Köln, HRB 119364), of 5HALLS HOMMAGE HOTELS GmbH (AG Köln, HRB 98776), een bedrijf dat met hen verbonden is in overeenstemming met § 15 AktG, een licentiehouder van voornoemde of een derde partij wiens hotelexploitatie wordt beheerd door een van voornoemde exploitanten voor rekening van een derde partij. 2. voor het onderverhuren of opnieuw verhuren van de ter beschikking gestelde kamers, ruimtes of vitrines en voor het uitnodigen voor sollicitatiegesprekken, verkoop of soortgelijke evenementen is de voorafgaande toestemming van het hotel in tekstvorm vereist, waarbij wordt afgezien van § 540 lid 1 zin 2 BGB. 3. de algemene voorwaarden van de klant zijn alleen van toepassing als dit vooraf uitdrukkelijk in tekstvorm is overeengekomen. 4. klanten in de zin van deze algemene voorwaarden zijn zowel consumenten als ondernemers in de zin van §§ 13, 14 BGB. De klant is de organisator in het kader van de contracten die zijn overeengekomen in overeenstemming met clausule 1 zin 1.

II. totstandkoming van het contract, contractpartners; aansprakelijkheid, verjaringstermijn 1. Het contract komt tot stand door acceptatie door het hotel van de aanvraag van de klant. Als het hotel de klant een bindend aanbod doet, komt het contract tot stand wanneer de klant het aanbod van het hotel aanvaardt. Bij boekingen via de eigen website van het hotel komt het contract tot stand door te klikken op de knop "RESERVEER MET BETALING". In alle drie de gevallen staat het het hotel vrij om de contractuele overeenkomst in tekstvorm te bevestigen. 2. de contractuele partners zijn het hotel en de klant. Als de klant/besteller niet zelf de organisator is of als de organisator een handelsagent of organisator inschakelt, is de organisator samen met de klant hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen die uit het contract voortvloeien, op voorwaarde dat het hotel een overeenkomstige verklaring van de klant of de organisator heeft ontvangen. 3. in geval van veroorzaakte schade is het hotel en/of de exploitant aansprakelijk voor opzet en grove nalatigheid - inclusief die van zijn hulppersonen - in overeenstemming met de wettelijke bepalingen. Hetzelfde geldt voor door nalatigheid veroorzaakte schade als gevolg van letsel aan leven, lichaam of gezondheid. In het geval van materiële schade en financieel verlies veroorzaakt door nalatigheid, zijn het hotel en/of de exploitant en zijn plaatsvervangers alleen aansprakelijk in het geval van een schending van een wezenlijke contractuele verplichting, maar beperkt in bedrag tot de schade die te voorzien was op het moment van het sluiten van het contract en kenmerkend is voor het contract; wezenlijke contractuele verplichtingen zijn verplichtingen waarvan de nakoming het contract kenmerkt en waarop de klant mag vertrouwen. In geval van storingen of gebreken in de dienstverlening van het hotel, is het hotel verplicht zich in te spannen om deze te verhelpen zodra het hotel hiervan op de hoogte is of de klant onmiddellijk een klacht indient. De klant is verplicht redelijke inspanningen te leveren om de storing te verhelpen en eventuele schade tot een minimum te beperken, en het hotel onmiddellijk op de hoogte te stellen van storingen of schade. 4. Alle aanspraken van de klant of de derde jegens het hotel verjaren 1 jaar na het begin van de reguliere verjaringstermijn die afhankelijk is van kennis in de zin van § 199 lid 1 BGB. Schadeclaims tegen het hotel verjaren echter uiterlijk 3 jaar na het plichtsverzuim, afhankelijk van de kennis, en uiterlijk 10 jaar na het plichtsverzuim, onafhankelijk van de kennis. Deze verkortingen van de verjaringstermijn zijn niet van toepassing:

• in het geval van claims gebaseerd op opzet of grove nalatigheid van het hotel - inclusief zijn plaatsvervangers.

• in geval van door nalatigheid veroorzaakte schade als gevolg van letsel aan leven, lichaam of gezondheid.

De verkorte verjaringstermijnen zijn niet van toepassing op door nalatigheid veroorzaakte materiële schade en financieel verlies in geval van schending van een wezenlijke contractuele verplichting. Essentiële contractuele verplichtingen zijn verplichtingen waarvan de nakoming kenmerkend is voor het contract en waarop de klant mag vertrouwen.

III. diensten, prijzen, betalingen, verrekening 1. het hotel is verplicht de door de klant bestelde en door het hotel toegezegde diensten te verlenen. 2. De klant is verplicht de overeengekomen of gebruikelijke prijzen van het hotel te betalen voor deze en andere gebruikte diensten. Dit geldt ook voor diensten en uitgaven van het hotel aan derden die door de klant zijn geregeld, in het bijzonder ook voor aanspraken van auteursrechtenorganisaties. 3. De overeengekomen prijzen zijn inclusief de op het moment van afsluiten van het contract geldende belastingen. In het geval van wijzigingen in de wettelijke belasting op de toegevoegde waarde of de invoering, wijziging of afschaffing van lokale belastingen op het onderwerp van de dienst na het sluiten van het contract, worden de prijzen dienovereenkomstig aangepast. In het geval van contracten met consumenten is dit alleen van toepassing als de periode tussen het sluiten van het contract en de uitvoering van het contract langer is dan 4 maanden. 4. Facturen van het hotel zonder vervaldatum zijn zonder aftrek betaalbaar binnen 10 kalenderdagen na ontvangst van de factuur. Het hotel heeft te allen tijde het recht om opgebouwde vorderingen opeisbaar te verklaren en onmiddellijke betaling te eisen. In geval van te late betaling heeft het hotel het recht om de geldende wettelijke vertragingsrente in rekening te brengen die momenteel 9 procentpunten boven de basisrentevoet ligt of, in het geval van juridische transacties waarbij een consument betrokken is, 5 procentpunten boven de basisrentevoet. Bovendien kan het hotel in geval van verzuim een bedrag van € 5 per herinnering in rekening brengen. Het hotel behoudt zich het recht voor om hogere schadevergoedingen te bewijzen en te vorderen. 5. Het hotel heeft te allen tijde het recht om een redelijk voorschot te eisen. Het bedrag van het voorschot en de betalingsdata kunnen in tekstvorm in het contract worden overeengekomen. 6. De klant kan een vordering van het hotel alleen verrekenen of verminderen met een onbetwiste of rechtsgeldig vastgestelde vordering. 7. De klant gaat ermee akkoord dat de factuur hem elektronisch kan worden toegestuurd.

IV. Terugtrekking door de klant (annulering) / niet-gebruik van de diensten van het hotel (no-show) 1. De klant kan alleen terugtreden uit de met het hotel gesloten overeenkomst als in de overeenkomst of in deze AV uitdrukkelijk een terugtredingsrecht is overeengekomen, als er een ander wettelijk terugtredingsrecht bestaat of als het hotel uitdrukkelijk instemt met de annulering van de overeenkomst. De instemming met een herroepingsrecht en de eventuele instemming met de annulering van het contract moeten in tekstvorm gebeuren. 2. Als het hotel en de klant een datum voor kosteloze herroeping van het contract zijn overeengekomen, kan de klant het contract tot deze datum herroepen zonder dat het hotel aanspraak kan maken op betaling of schadevergoeding. Het herroepingsrecht van de klant vervalt als hij op de overeengekomen datum geen gebruik maakt van zijn herroepingsrecht jegens het hotel. 3. Als er geen herroepingsrecht is overeengekomen of als dit recht reeds is vervallen, er ook geen wettelijk herroepings- of annuleringsrecht bestaat en het hotel niet instemt met een annulering van het contract, behoudt het hotel ondanks het niet gebruiken van de dienst de aanspraak op de overeengekomen vergoeding. Het hotel moet de inkomsten uit de verhuur van de kamers aan derden en de bespaarde kosten verrekenen. De bespaarde kosten kunnen telkens als forfaitair bedrag conform zin 3 - en bij evenementen met overnachtingen conform § IV Nr. 3 zin 3 AGBH (AGB Hotelaccommodatie) in afwijking van de in § IV Nr. 3 zin 4 AGBH genoemde bespaarde forfaitaire kosten - volgens de volgende staffel berekend worden. 4. gratis annuleringsmogelijkheden Klant (aandeel in het overeengekomen totale volume)*

* De staffel kan slechts eenmaal worden toegepast. Het respectievelijke aantal personen/RN verwijst naar de werkelijke groepsgrootte en is geen optelling van de evenementdagen. Bijv. 100 personen op 3 dagen vallen in de annuleringsgroep 100 pax/RN en niet in de groep voor 300 pax/RN. Als er verschillende aantallen personen op verschillende evenementdagen worden geboekt, is het hogere aantal personen doorslaggevend. Hetzelfde geldt als het aantal kamers en conferentiedeelnemers verschilt. De percentages zijn van toepassing op andere evenementgerelateerde diensten zoals zaalhuur, extra eten en drinken of geboekte workshops. Als de overeengekomen minimumomzet, die bestaat uit een conferentiepakket, extra drankjes of congrestechnologie, niet wordt gehaald, wordt het verschil met de overeengekomen minimumomzet als zaalhuur in rekening gebracht; bij volledige annulering en dus het niet halen van de minimumomzet wordt dit in rekening gebracht volgens bovenstaande tabel. 5. De kosteloos te annuleren gedeelten van het evenement/de overnachting vormen de bespaarde forfaitaire kosten. Het hotel heeft daarom het recht om de niet meer kosteloos te annuleren gedeelten van de evenementen/overnachtingen aan de klant in rekening te brengen en deze af te houden van de aanbetaling, voor zover deze betaald is. 6. Het staat de klant vrij te bewijzen dat de vordering niet of niet voor het gevorderde bedrag is ontstaan. Het staat het hotel vrij te bewijzen dat een hogere vordering is ontstaan.

V. Opzegging door het hotel 1. Indien overeengekomen is dat de klant het contract binnen een bepaalde termijn kosteloos kan opzeggen, heeft het hotel ook het recht het contract binnen deze termijn kosteloos op te zeggen indien er aanvragen van andere klanten zijn met betrekking tot de contractueel geboekte kamers/conferentieaanbiedingen en de klant niet binnen 2 weken na aanvraag door het hotel afstand doet van zijn opzeggingsrecht. Als de klant binnen deze termijn geen actie onderneemt, heeft het hotel het recht om het contract te ontbinden. Dit geldt dienovereenkomstig als er een optie is verleend, als er andere aanvragen binnenkomen en de klant niet bereid is een vaste reservering te maken nadat het hotel een termijn van 2 weken heeft gesteld. 2. indien een overeengekomen vooruitbetaling of een conform artikel III. 5 geëiste vooruitbetaling ook na afloop van een door het hotel gestelde redelijke respijttermijn van 5 werkdagen uitblijft, heeft het hotel eveneens het recht om van het contract af te zien. 3. bovendien heeft het hotel het recht om zich terug te trekken uit het contract om objectief gerechtvaardigde redenen, in het bijzonder indien ...

• door overmacht of andere omstandigheden waarvoor het hotel niet verantwoordelijk is, het contract niet kan worden nagekomen;
• gebeurtenissen opzettelijk geboekt zijn met misleidende of valse verklaringen van materiële feiten (bijv. in de persoon van de klant of het doel);
• het hotel heeft gegronde redenen om aan te nemen dat het evenement de goede werking van het bedrijf, de veiligheid of de reputatie van het hotel bij het publiek in gevaar kan brengen, zonder dat dit te wijten is aan de sfeer van controle of organisatie van het hotel;
• een overtreding van I. Artikel 2 bestaat;
• het doel of de gelegenheid van het evenement is onwettig;
• het hotel heeft de gast de toegang tot het hotel ontzegd.

4. In geval van gerechtvaardigde annulering door het hotel heeft de klant geen recht op schadevergoeding.

VI Wijzigingen in het aantal deelnemers, de duur van het evenement en de zitplaatsen 1. bij afwijkingen naar boven wordt het werkelijke aantal deelnemers in rekening gebracht. 2. indien het aantal deelnemers meer dan 10% naar boven of naar beneden afwijkt, is het hotel eenzijdig gerechtigd de overeengekomen prijzen opnieuw vast te stellen en de bevestigde kamers om te ruilen, tenzij dit in individuele gevallen onredelijk is voor de klant. 3. indien de overeengekomen begin- of eindtijden van het evenement worden verschoven en het hotel instemt met deze afwijkingen, kan het hotel zijn extra bereidheid om de diensten naar behoren te leveren in rekening brengen, tenzij het hotel in dit opzicht in gebreke is gebleven. 4. De contractueel overeengekomen plaatsindeling kan kosteloos gewijzigd worden tot 48 uur voor aanvang van het evenement. Na deze tijd behoudt het hotel zich het recht voor om een vergoeding voor de wijziging te eisen, die ook mondeling tussen de contractanten kan worden overeengekomen.

VII Meebrengen van eten en drinken De klant mag geen eten en drinken meenemen naar evenementen. Uitzonderingen vereisen een voorafgaande overeenkomst in tekstvorm met het hotel. In dergelijke gevallen wordt een redelijke bijdrage ter dekking van de algemene kosten in rekening gebracht.

VIII Technische faciliteiten en aansluitingen 1 Voor zover het hotel op verzoek van de klant technische of andere faciliteiten/apparatuur van derden betrekt, handelt het hotel in naam, voor rekening en risico van de klant. De klant is aansprakelijk voor de zorgvuldige behandeling en de juiste teruggave van de apparatuur. De klant vrijwaart het hotel volledig tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit het ter beschikking stellen van deze faciliteiten/apparatuur. 2. Voor het gebruik van de eigen elektrische apparatuur van de klant op het elektriciteitsnet van het hotel is voorafgaande schriftelijke toestemming van de klant vereist. Eventuele storingen of schade aan de technische apparatuur van het hotel veroorzaakt door het gebruik van deze apparatuur zijn voor rekening van de klant, tenzij het hotel verantwoordelijk is voor deze storingen of schade. Het hotel kan de elektriciteitskosten die voortvloeien uit het gebruik van dergelijke apparatuur vastleggen en in rekening brengen. 3. na voorafgaande schriftelijke toestemming van het hotel is het de klant toegestaan gebruik te maken van zijn eigen telefoon-, fax- en datatransmissieapparatuur. Het hotel kan hiervoor een redelijke aansluitvergoeding in rekening brengen. 4. als geschikte faciliteiten/apparatuur van het hotel ongebruikt blijven door de aansluiting van de eigen apparatuur van de klant, kan hiervoor een redelijke annuleringsvergoeding in rekening worden gebracht. 5. storingen in technische of andere apparatuur die door het hotel ter beschikking wordt gesteld, worden zo mogelijk onmiddellijk verholpen. Betalingen kunnen niet worden ingehouden of verminderd voor zover het hotel niet verantwoordelijk is voor deze storingen.

IX. Verlies of beschadiging van meegebrachte voorwerpen 1. Tentoonstelling of andere (inclusief persoonlijke) voorwerpen die worden meegebracht, zijn op eigen risico van de klant in de ruimten van het evenement of in het hotel. De klant krijgt geen sleuteltoestemming. Het hotel aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies, vernietiging of schade, behalve in gevallen van grove nalatigheid of opzet van de kant van het hotel. Dit geldt niet voor schade als gevolg van letsel aan leven, lichaam of gezondheid. Bovendien zijn alle gevallen waarin de bewaring een typische contractuele verplichting vormt (waarop de klant in het kader van het contract mag vertrouwen) vanwege de omstandigheden van het individuele geval uitgesloten van deze vrijstelling van aansprakelijkheid. Meegebracht decoratiemateriaal moet volledig voldoen aan de vereisten voor brandbeveiliging. Het hotel heeft het recht om hiervan vooraf een officieel bewijs te eisen. Als dit bewijs niet tijdig wordt geleverd, heeft het hotel het recht om het reeds meegebrachte materiaal op kosten van de klant te verwijderen. In verband met mogelijke schade moet de installatie en bevestiging van voorwerpen vooraf in detail met het hotel worden overeengekomen. 2. Als de klant vooraf materiaal voor evenementen of materialen naar het hotel wil sturen, is hiervoor de uitdrukkelijke toestemming van het hotel vereist. Afhankelijk van het type, de duur en de omvang behoudt het hotel zich het recht voor om hiervoor een redelijke onkostenvergoeding te vragen, waarmee de klant vooraf moet instemmen. Voor het overige gelden de bepalingen van punt 1. 3. Alle tentoongestelde voorwerpen of andere voorwerpen die in het hotel worden binnengebracht, moeten onmiddellijk na afloop van het evenement worden verwijderd. Als de klant dit nalaat, kan het hotel de voorwerpen op kosten van de klant verwijderen en opslaan. Als de voorwerpen in strijd met het contract in de ruimte van het evenement blijven, kan het hotel een redelijke gebruiksvergoeding vragen voor de duur van hun bewaring. Het staat de klant vrij om te bewijzen dat de voornoemde vordering niet is ontstaan of niet is ontstaan in het gevorderde bedrag. Bovendien behoudt het hotel zich het recht voor om een hogere schadevergoeding te bewijzen en te vorderen.

X. Aansprakelijkheid van de klant voor schade 1. De klant is aansprakelijk voor alle schade aan het gebouw of het hotel veroorzaakt door deelnemers aan evenementen of bezoekers, werknemers, andere derden uit zijn omgeving of zichzelf. Indien de klant een ondernemer is, is hij aansprakelijk ongeacht het bewijs van een fout van het hotel; een consument is enkel aansprakelijk in geval van een fout. 2. Het hotel kan te allen tijde van de klant een passende zekerheid verlangen (bijv. verzekering, waarborgsom, garanties, enz.).

XI. Informatie voor consumenten over de EU-arbitragecommissie voor consumenten Conform de wettelijke verplichting wijst het hotel erop dat de Europese Unie een onlineplatform heeft opgezet voor de buitengerechtelijke beslechting van consumentengeschillen ("OS-platform"): ec.europa.eu/consumers/odr Het hotel neemt echter niet deel aan geschillenbeslechtingsprocedures voor arbitragecommissies voor consumenten.

XII Slotbepalingen 1. Wijzigingen van of aanvullingen op het contract, de acceptatie van de aanvraag of deze Algemene Voorwaarden voor Evenementen dienen in tekstvorm te geschieden. Eenzijdige wijzigingen of aanvullingen door de klant zijn ongeldig. 2. Plaats van uitvoering en betaling evenals exclusieve plaats van jurisdictie - ook voor geschillen over cheques en wissels - is Keulen in handelstransacties. Als een contractpartner voldoet aan de vereisten van § 38 paragraaf 2 ZPO en geen algemene bevoegde rechtbank in Duitsland heeft, is de bevoegde rechtbank de maatschappelijke zetel van het hotel. 3 Uitsluitend het Duitse recht is van toepassing. De toepassing van het Verdrag der Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken en het conflictenrecht is uitgesloten. 4. Mochten afzonderlijke bepalingen van deze algemene voorwaarden voor evenementen ongeldig of nietig zijn, dan heeft dit geen invloed op de geldigheid van de overige bepalingen. Anders zijn de wettelijke bepalingen van toepassing.

Status: september 2024